Privacyverklaring

Binnen het VoorzieningenFonds worden persoonsgegevens van leden van de verenigingen VoorzieningenFonds verwerkt. De volgende partijen zijn onderdeel van ‘het VoorzieningenFonds’: alle verenigingen VoorzieningenFonds, VoorzieningenFonds Beheer Coöperatieve U.A. en VoorzieningenFonds Administratiekantoor. Deze Privacyverklaring is bedoeld om de verwerking(en) van persoonsgegevens toe te lichten.

Het doel van elke vereniging VoorzieningenFonds, is het faciliteren van een arbeidsongeschiktheidsvoorziening in de vorm van een schenkkring voor leden van de verenigingen VoorzieningenFonds en is vastgelegd in de daarbij horende statuten. De rechtsvorm van ieder VoorzieningenFonds is een vereniging. De rechten en verplichtingen van de individuele leden enerzijds en de vereniging anderzijds worden vastgelegd in het bewijs van deelname, de statuten en eventuele reglementen. Het bewijs van deelname, de statuten en eventuele reglementen vormen gezamenlijk de lidmaatschapsovereenkomst.

Om het goed functioneren van het VoorzieningenFonds mogelijk te maken delen (aspirant-)leden van elke vereniging VoorzieningenFonds persoonsgegevens met, de Coöperatie VoorzieningenFonds U.A., het bestuur van een van de verenigingen VoorzieningenFonds, VoorzieningenFonds Administratiekantoor als uitvoeringsinstantie en met de andere leden van de vereniging VoorzieningenFonds. Deze transparantie betekent ook dat leden openheid geven naar hun medeleden. In deze privacyverklaring zijn kaders bepaald hoe er omgegaan wordt met de, soms gevoelige, te delen (persoons)gegevens. Namelijk:

A. De verwerking van persoonsgegevens en de doelen daarvan
Het hoofddoel van de verwerking van persoonsgegevens door het VoorzieningenFonds is om (financieel) laagdrempelige arbeidsongeschiktheidsvoorzieningen in de vorm van schenkkringen te realiseren en te handhaven. Zij doet dat in de volgende fasen voor de volgende (sub)doelen: 
1. bij de toetsing van aspirant-leden om te beoordelen of het aspirant-lid aan de voorwaarden voor deelname voldoet en om de bestaande leden van een vereniging VoorzieningenFonds in staat te stellen een eventueel veto uit te spreken;
2. bij het aangaan van een lidmaatschapsovereenkomst met een nieuw lid van een vereniging VoorzieningenFonds, om de rechten en plichten uit de lidmaatschapsovereenkomst in geval van arbeidsongeschiktheid te kunnen nakomen;
3. bij de melding van ziekte/arbeidsongeschiktheid door een lid van een vereniging VoorzieningenFonds om schenkingen uit te voeren
4. doorlopend, om de financiën van de verenigingen VoorzieningenFonds te bewaken en om informatie te verstrekken over alle zaken die te maken hebben met schenkkringen in het algemeen.

Gebruik beeldmateriaal (foto- of videomateriaal) – Mocht het VoorzieningenFonds beeldmateriaal van personen willen publiceren op de website www.voorzieningenfonds.nl of laten plaatsen in de media ter ondersteuning van persberichten, dan wordt daarvoor vooraf specifiek toestemming gevraagd. Het beeldmateriaal is bedoeld als promotie voor het VoorzieningenFonds en het werven van nieuwe leden.

B. De verantwoordelijkheid voor de verwerkingen van persoonsgegevens
Iedere vereniging VoorzieningenFonds is zelfstandig bevoegd voor wat betreft de financiering, de zeggenschap en het bestuur. Daarbij wordt zij ondersteund door VoorzieningenFonds Beheer Coöperatieve U.A. en VoorzieningenFonds Administratiekantoor. Hun rol is het verder ontwikkelen en bewaken van het concept door: a) (ondersteuning bij) het oprichten van nieuwe verenigingen VoorzieningenFonds; b) het volgen van wet- en regelgeving; c) vertegenwoordiging van Het VoorzieningenFonds in de media; d) het ontvangen, toetsen en uitzetten van aanmeldingen van aspirant-leden. Op deze manier worden kwaliteit, voortbestaan en uniformiteit van het VoorzieningenFonds zo goed mogelijk gewaarborgd.

Onderdeel van de kwaliteitsbewaking is een uniforme wijze van verwerking van de persoonsgegevens. Om dit te bereiken hebben alle verenigingen VoorzieningenFonds de verantwoordelijkheid voor een adequate verwerking van de persoonsgegevens, dit hebben zij overgedragen aan VoorzieningenFonds Administratiekantoor. Zij heeft als verantwoordelijke voorschriften opgesteld die ervoor zorgdragen dat de persoonsgegevens op een adequate manier en overeenkomstig de doelen verwerkt worden. Door ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst met VoorzieningenFonds Administratiekantoor verbindt elke afzonderlijke vereniging VoorzieningenFonds zich aan deze voorschriften. VoorzieningenFonds Administratiekantoor bewaakt de naleving hiervan.

VoorzieningenFonds Administratiekantoor beslist de wijze waarop de verwerking van de persoonsgegevens plaatsvindt en sluit daarvoor de nodige overeenkomsten met bewerkers. ‘Bewerkers’ is een wettelijke term waarbij het gaat om de ICT-leveranciers die door het VoorzieningenFonds worden ingeschakeld voor de uitvoering van administratieve en financiële verwerkingen.

C. Delen van persoonsgegevens
VoorzieningenFonds Beheer Coöperatieve U.A. en VoorzieningenFonds Administratiekantoor delen persoonsgegevens alleen voor zover dit nodig is om de onder A. genoemde doelen te bereiken. Dat wil zeggen dat slechts bepaalde persoonsgegevens en alleen voor zover noodzakelijk worden gedeeld met het bestuur van de eigen (door een aspirant-lid beoogde) vereniging VoorzieningenFonds.

Behalve met de eigen vereniging VoorzieningenFonds of de vereniging VoorzieningenFonds waaraan het aspirant-lid wordt voorgesteld, deelt VoorzieningenFonds Beheer Coöperatieve U.A. en/of VoorzieningenFonds Administratiekantoor de verstrekte persoonsgegevens niet met derden, met uitzondering van: a) bewerkers die persoonsgegevens namens en op instructie van VoorzieningenFonds Administratiekantoor verwerken; b) administratief en financieel medewerkers van VoorzieningenFonds Beheer Coöperatieve U.A. en VoorzieningenFonds Administratiekantoor.

D. Geheimhouding en beveiliging
Persoonsgegevens worden door Het VoorzieningenFonds strikt geheim gehouden. Deze geheimhoudingsverplichting is onder meer vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst tussen de individuele verenigingen VoorzieningenFonds en VoorzieningenFonds Administratiekantoor. Het VoorzieningenFonds legt bovendien strikte geheimhoudingsverplichtingen op aan: a) alle individuele leden ten aanzien van privacygevoelige informatie die zij van andere leden ontvangen. Deze geheimhoudingsverplichting wordt vastgelegd op het bewijs van deelname en de statuten, evenals de sancties die rusten op niet-nakoming van deze verplichtingen; b) de medewerkers van administratief en financieel medewerkers van VoorzieningenFonds Beheer Coöperatieve U.A. en VoorzieningenFonds Administratiekantoor; c) de bewerkers (IT leveranciers).

De bewerkers wordt bovendien verplicht om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen ter beveiliging tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking van de persoonsgegevens. Zij worden ook verplicht tot melding van een inbreuk op de beveiliging die leidt tot de aanzienlijke kans op ernstige nadelige gevolgen dan wel ernstige nadelige gevolgen heeft voor de bescherming van de persoonsgegevens die door hem worden verwerkt.

Indien het VoorzieningenFonds persoonsgegevens van anderen, dan hierboven genoemd, verwerkt dan gelden dezelfde regels voor geheimhouding en beveiliging.

E. Toestemming en rechten van de leden
Het VoorzieningenFonds zal elk (aspirant-)lid informeren over welk van hun persoonsgegevens voor welk doel verwerkt wordt en hen, bij het aangaan van de lidmaatschapsovereenkomst specifiek om toestemming vragen voor deze verwerkingen. Deze toestemming wordt tevens vastgelegd op het bewijs van deelname. Via een e-mailbericht aan privacy@voorzieningenfonds.nl, kan, met duidelijke omschrijving van het beoogde: a) de toestemming worden ingetrokken; b) een verzoek tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming worden ingediend indien de persoonsgegevens feitelijk onjuist zijn, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienen zijn dan wel anderszins in strijd met wettelijke voorschriften worden verwerkt; c) een klacht worden ingediend over de verwerking van persoonsgegevens door Het VoorzieningenFonds.

Het VoorzieningenFonds streeft er naar zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen drie weken na ontvangst van het verzoek of de klacht te reageren. Het verzoek tot intrekken van de toestemming voor verwerking of  verwijdering van de persoonsgegevens heeft consequenties voor het (aspirant-)lidmaatschap. Die consequenties worden beschreven in de statuten die het (aspirant-)lid ontvangt.

F. Bewaren van persoonsgegevens
Wanneer de aanvraagprocedure van een aspirant-lid uiteindelijk geen definitief lidmaatschap als gevolg heeft zullen slechts de persoonsgegevens, die nodig zijn om vast te stellen dat het lidmaatschap is aangevraagd maar geweigerd, worden bewaard. Die gegevens zullen bij VoorzieningenFonds Administratiekantoor gedurende drie jaar worden bewaard en vervolgens worden vernietigd. De vereniging VoorzieningenFonds zal, voor zover zij enige gegevens betreffende het aspirant-lid heeft ontvangen, deze per direct vernietigen.

Wanneer een lidmaatschap en daarmee de deelname aan een schenkkring van een lid van een vereniging VoorzieningenFonds is beëindigd, worden de persoonsgegevens van die deelnemer tijdelijk bewaard. De persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om te voldoen aan de wettelijke verplichting van de vereniging VoorzieningenFonds, VoorzieningenFonds Beheer Coöperatieve U.A. en/of VoorzieningenFonds Administratiekantoor om uit hun boekhouding hun rechten en verplichtingen vast te stellen worden maximaal zeven jaar bewaard. Overige (gevoelige) persoonsgegevens worden maximaal vijf jaar bewaard. Na beëindiging van deze bewaartermijnen worden de gegevens vernietigd. Zie tevens bijlage 1.

G. Website en Cookies
Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan de website wordt opgeslagen op uw apparaat (computer, tablet of smartphone).

Op onze website www.voorzieningenfonds.nl wordt gebruik gemaakt van Google Analytics voor het tracken van data. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van analytische cookies waarmee alleen anonieme data wordt verzameld, hierdoor blijft de privacy van de bezoeker gewaarborgd. Door middel van deze cookies krijgen wij inzicht in het gebruik van onze website. Bijvoorbeeld welke pagina’s het meest worden bezocht en welke links worden aangeklikt. Met deze informatie kunnen wij meer content bieden aan de bezoekers van onze website en onze website steeds optimaliseren.

H. Klacht indienen
Als u vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.

I. Wijziging Privacyverklaring
Heeft u vragen of opmerkingen over ons privacybeleid, dan vindt u op onze contactpagina alle informatie waarmee u contact met ons kunt opnemen. Uiteraard waarderen wij goede suggesties ten zeerste, aarzel niet ons te vertellen op welke punten wij onze service mogelijk kunnen verbeteren.

Het VoorzieningenFonds behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring, te allen tijde en zonder kennisgeving vooraf, te wijzigen. Elke verandering wordt kenbaar gemaakt op onze website. De meest recent gepubliceerde versie op www.VoorzieningenFonds.nl zal steeds van toepassing zijn.


Versie 1 juni 2018